Текущий статус внедрения

На настоящем этапе внедрение системы и чат-ботов в Синергии ещё не завершено, и технологии используются только для работы одного из пяти отделов подбора персонала (закрывают около 40% от всего числа вакансий компании). А для того, чтобы рекрутеры могли сразу пользоваться созданным функционалом — внедрение проводится короткими спринтами.

За несколько месяцев внедрения комплексной автоматизации HR-процессов корпорация Синергия добилась:

1. Сокращения времени обработки одного отклика рекрутером в 7 раз, что позволило теми же ресурсами обрабатывать гораздо больший входящий поток;
2. Снижение количества недозвонов до кандидатов на 45%;
3. Увеличение доходимости на собеседование до 51%, несмотря на пандемию.

Помимо всего прочего, ресёчеры и рекрутеры, привлечённые к проекту, сразу перешли работать в ATS на базе Битрикс24. Команда подбора впервые не собирала информацию вручную, а строила прогнозы и воронку рекрутинга на основе объективных данных из системы.

Рассказываем, как Синергия подошла к автоматизации своих HR-процессов и смогла прийти к результатам в короткий срок.

Почему Синергия автоматизирует подбор

Результатом этих двух факторов стал острый дефицит кадров на фоне растущего бизнеса. Руководство компании понимало, что это сказывается на эффективности работы компании, внутренней лояльности сотрудников и бренде работодателя. Эти проблемы также затрагивали и ключевые отделы компании, среди которых — коммерческий департамент, приносящий корпорации бóльшую часть прибыли.

Еще одной причиной, по которой Синергии требовалась комплексная автоматизация, было отсутствие единого цифрового пространства для ведения и отслеживания процессов найма в компанию. Сотрудникам службы подбора приходилось работать в разных программах, а всю сводную аналитику вести в Excel. Собирать аналитические данные со всех таблиц было трудно, даже несмотря на их регулярное заполнение.

Отметим, что в Синергии уже была попытка автоматизировать подбор с помощью рекрутинговой системы E-Staff. В неё вносились сведения о кандидатах и действиях менеджеров, но недостаточный для компании функционал не позволял раскрыть всю воронку найма, поэтому она больше использовалась как учётная система хранения информации.

Как Синергия выбирала будущую ATS

Руководители компании и HR-блока поняли, что нужно пересмотреть и улучшить воронку подбора за счёт решения следующих задач:

1. Увеличить входящий поток кандидатов;
2. Повысить доходимость соискателей до собеседования;
3. Автоматически реактивировать потерянных кандидатов;
4. Создать карьерный сайт, который правильно транслирует HR-бренд Синергии (не как университет, а как большую группу компаний с разными бизнесами);
5. Снизить стоимость найма.

Это было невозможно без качественной рекрутинговой системы и чат-ботов, так как рекрутеры не справились бы с заявленными объемами.

В июле 2020 года команда Синергии остановила выбор на Grossnet, потому что решение обладает функционалом, который может закрыть все потребности корпорации.

Почему Синергия выбрала Grossnet?

• Формирование внутренней экспертизы и сохранение внедренных разработок в контуре компании, чтобы они не остались “облачными” составляющими внешних сервисов;
• Формирование в системе кастомной глубокой HR-аналитики, а не поверхностной статистики;
• Ведение коммуникации с кандидатами и сотрудниками с помощью чат-ботов в WhatsApp для избавления от ручных операций;
• Возможность реализации множества сценариев в рамках одного чат-бота;
• Способность разных сценариев чат-бота слаженно работать на всём цикле жизни сотрудника в компании.

Решающим фактором стало также то, что система Grossnet основана на цифровой платформе Битрикс24:

“Битрикс24 уже зарекомендовал себя в Синергии в качестве внутреннего корпоративного портала и CRM для менеджеров по продажам. Система идеально подошла для решения задач в массовом подборе. Другие аналогичные программы не обладают столь максимальной гибкостью в настройке бизнес-процессов и встроенными роботами (прим. ред. — микропрограммы, которые автоматически работают по заданным алгоритмам), а также возможностью интеграции с чат-ботами”, — отмечает Оксана Бендюкова, руководитель проекта по автоматизации HR процессов

Что было внедрено в Синергии

Для Синергии продумано комплексное решение, которое затрагивает все этапы Employee Journey Map: проведение скорингового опроса, сопровождение на собеседование, собеседование, адаптация сотрудников и прочие.

Перечислим, что реализовано на момент написания статьи.

Внедрение ATS на базе Битрикс24 с базой вакансий, кандидатов и заказчиков, настроенной телефонией на входящие и исходящие звонки с умной системой их распределения, встроенными онлайн-собеседованиями, а также полноценной панелью HR-аналитики по показателям воронки.

Расширение потока входящих лидов, чтобы Синергия смогла привлекать больше релевантных соискателей, Grossnet провела полный цикл работ по HR-лидогенерации:

• Запустила новые источники привлечения кандидатов, предварительно проанализировав целевую аудиторию (менеджеры по продажам);
• Поработала над контентом: текстом вакансий, баннерами, смыслами и креативами;
• Настроила интеграцию со всеми рекламными источниками (работные сайты, Facebook, Instagram, Telegram и ВКонтакте), чтобы отклики с них сразу попадали в воронку подбора в Битрикс24.

Плагин для Chrome – «волшебная кнопка Grossnet», посредством которого можно скачать резюме и определить историю взаимоотношений с кандидатом. Непосредственно в плагине рекрутер может выбрать подходящий для кандидата сценарий сопровождения, вакансию и запустить автоматизированный процесс. К такому кандидату самостоятельно «постучится» чат-бот и проведет его скоринговый опрос. Кроме того, такой инструмент позволяет заранее проверить наличие такого кандидата в HR-системе, если он ранее уже откликался на какие-то вакансии.

Интеграция с чат-ботами на этапах:

Обработка откликов — предотвращает потерю соискателей из-за несвоевременной реакции на отклики, избавляет рекрутеров от потери времени на ненужные звонки. Сценарий ведет соискателя с работных сайтов/ лендинга напрямую в переписку с чат-ботом, где тот представляется ответственным за кандидата рекрутером из базы Битрикс24.

Проводится автоматический опрос, по ходу которого предоставляется информация об условиях работы по вакансии, а кандидат оставляет информацию о соответствии базовым требованиям вакансии.  Далее сведения о подходящих специалистах передаются ресечеру для проведения телефонного интервью.

Сопровождение на собеседование — способствует повышению уровня дошедших до собеседования кандидатов. По сценарию, приглашение на собеседование от ресёчера и включение им соответствующего статуса в Битрикс24 ведет к уведомлению соискателя в WhatsApp о предстоящей встрече и всей необходимой информацией по времени и логистике события. Кандидату приходит серия напоминаний, просьба подтвердить визит и завлекающая мотивация о преимуществах работы в компании.

Перезапись на собеседование — предлагает при необходимости перезаписаться на встречу с рекрутером на другой день. Бот находит самостоятельно свободные слоты в корпоративном календаре рекрутера и утверждает встречу со всеми сторонами автоматически.

Реактивация кандидатов со статусом “Не дозвонились” — решает проблему упущенных кандидатов в силу недозвонов. После включения нужного статуса чат-бот пишет соискателю в WhatsApp от имени рекрутёра с предложением выбрать удобное для звонка время. Система ставит рекрутеру задачу на звонок, отталкиваясь от указанного временного промежутка.

Результаты внедрения на июнь 2021 года:

• Повысилась доходимость кандидатов на собеседования. Количество соискателей, которые доходят до собеседования — выросло на 40%. При этом количество приглашений на собеседование после скорингового опроса увеличилось до 63%.
• Количество кандидатов, с которыми всё же удалось связаться, увеличилось на 30%. Многие соискатели, которые сразу не берут трубку, при повторном звонке соглашались прийти на собеседование. Но в силу загрузки рекрутеры Синергии не всегда обладали временем, чтобы повторно обзвонить всех кандидатов. Теперь чат-бот выполняет эту задачу, а рекрутеры могут заняться другими важными делами.
• Сократилось время работы и увеличилась производительность рекрутеров.  Теперь ресёчер обрабатывает резюме в холодной базе (вроде hh.ru) в 3 раза быстрее. Время на обработку рекрутером одного профиля соискателя сократилось до 3 минут, а эффективность его работы увеличилась в 7 раз.

Несмотря на то, что внедрение системы пока не завершено, сотрудники отдела подбора Синергии уже отмечают положительный эффект:

Шульга Светлана, рекрутер в компании Синергия: “Система увеличила конверсию дозвона в два раза и позволила в онлайн-режиме слушать звонки ресёчеров с целью увеличения воронки подбора, корректируя скрипт звонка здесь и сейчас. А чат-бот помогает поднимать лиды — связаться с кандидатами, до которых сложно дозвониться или кто не хочет общаться в режиме звонка.
Интерфейс у Битрикс24 довольно прост. Работа в нём возможна как из офиса, так и из дома, так как он имеет и мобильное приложение.

Выбирая между Битрикс24 и E-Staff, я выбираю первое, так как он намного функциональнее!”

Игнатова Татьяна, ресёчер в компании Синергия: “Битрикс24 сильно повлиял на мою работу. С внедрением системы уменьшилось количество недозвонов и появилась возможность тратить меньше времени на набор номера, чат-боты сократили время на опрос кандидатов. Ею легко пользоваться, а при обучении у меня не возникло много вопросов”.

Добиться таких быстрых и эффективных результатов можно только при комплексном подходе к автоматизации процессов подбора. При этом зачастую в компании нет соответствующих компетенций, разработчиков, способных воплотить технологии в реальность, или “свободных рук”.

В таком случае лучшим вариантом будет обратиться к провайдеру цифровых HR-решений, такому как Grossnet, который предоставляет услуги комплексной HR-автоматизации.

При этом Grossnet начинает работать без полного Технического задания в начале проекта, формируя и реализуя требования к системе самостоятельно, путем опроса внутренних заказчиков HR-системы. Такой формат ведения проекта оказался очень востребованным Синергией. 

Что ещё будем делать в Синергии

Синергия планирует связать все системы, касающиеся Битрикс24, в единую базу. Её элементы смогут взаимодействовать и передавать данные между собой: ATS-, CRM-, LMS-платформы, корпоративный портал, сайт и чат-боты. В ближайшее время в Систему будут добавлены остальные отделы подбора персонала Корпорации Синергия, а также внутренние заказчики – руководители подразделений.

Помимо этого, на разные этапы воронки будут добавлены сценарии чат-бота в WhatsApp:

• Автоматическая запись кандидатов на онлайн-собеседования с сохранением записи интервью в базу ATS;
• Автоподбор нужной вакансии для соискателя, который не определился в ее выборе;
• Сопровождение на обучение;
• Адаптация и увольнение сотрудников;
• Рекомендация компании друзьям и знакомым для привлечения новых кадров.

Параллельно сейчас ведётся работа над корпоративным карьерным порталом, который позволит проекту распространиться на все 100% вакансий корпорации Синергия.