Как Битрикс24 в связке с чат-ботами улучшают показатели подбора сотрудников и скорость работы рекрутеров

Показываем на примере корпорации Синергия, как комплексный подход к автоматизации HR-процессов приносит быстрые и эффективные результаты

Корпорация Синергия — один из признанных лидеров в области образования, организации масштабных мероприятий, разработки инструментов и сервисов для бизнеса. В состав корпорации входят более 50 компаний с порядка 200 региональными отделениями. Всего в корпорации трудятся 3500 сотрудников.

В 2020 году Синергия в связи с ростом основного бизнеса решилась на автоматизацию процесса подбора сотрудников. Для решения этой задачи компания обратилась к услугам Grossnet — провайдеру цифровых решений для HR, среди которых рекрутинговая система и чат-боты в мессенджерах (WhatsApp, Telegram).

На настоящем этапе внедрение системы и чат-ботов в Синергии ещё не завершено, и технологии используются только для работы одного из трёх отделов подбора персонала (около 40% от всего числа персонала компании). А для того чтобы рекрутеры могли сразу пользоваться созданным функционалом — внедрение проводится короткими спринтами.

За несколько месяцев внедрения комплексной автоматизации HR-процессов корпорация Синергия добилась: 

• Сокращения времени обработки одного отклика рекрутером в 7 раз, что позволило теми же ресурсами обрабатывать гораздо больший входящий поток;
• Снижение количества недозвонов до кандидатов на 45%; 
• Увеличение доходимости на собеседование до 51%, несмотря на пандемию

Помимо всего прочего, ресёчеры и рекрутеры, привлечённые к проекту, сразу перешли работать в ATS на базе Битрикс24. Команда подбора впервые не собирала информацию вручную, а строила прогнозы и воронку рекрутинга на основе объективных данных из системы.

Рассказываем, как Синергия подошла к автоматизации своих HR-процессов и смогла прийти к результатам в короткий срок.

Почему Синергия автоматизирует подбор

В Синергии отмечался большой процент отказов при прохождении кандидатов по воронке рекрутинга. При этом наблюдалась сильная текучесть персонала. В основном это было связано с высокими требованиями компании к кандидатам и сотрудникам.

Результатом этих двух факторов стал острый дефицит кадров на фоне растущего бизнеса. Руководство компании понимало, что это сказывается на эффективности работы компании, внутренней лояльности сотрудников и бренде работодателя. Эти проблемы также затрагивали и ключевые отделы компании, среди которых — коммерческий департамент, приносящий корпорации бóльшую часть прибыли.

Еще одной причиной, по которой Синергии требовалась комплексная автоматизация, было отсутствие единого цифрового пространства для ведения и отслеживания процессов найма в компанию. Сотрудникам службы подбора приходилось работать в разных ресурсах, а всю аналитику вести в Excel. Собирать аналитические данные со всех таблиц было крайне проблематично, в то время как их достоверность зависела от правильности и точности их заполнения рекрутерами, которые не всегда заинтересованы в объективном отражении своих личных активностей.

Отметим, что в Синергии уже была попытка автоматизировать подбор с помощью рекрутинговой системы E-Staff. В неё вносились сведения о кандидатах и действиях менеджеров, но ограниченный функционал не позволял покрыть всю воронку найма, поэтому она больше использовалась как учётная система хранения информации.

Как Синергия выбирала будущую ATS

Руководители компании и HR-блока поняли, что нужно пересмотреть и улучшить воронку подбора за счёт решения следующих задач:

• Увеличить входящий поток кандидатов;
• Повысить доходимость соискателей до собеседования;
• Автоматически реактивировать потерянных кандидатов;
• Создать карьерный сайт, который правильно транслирует HR-бренд корпорации Синергии (не как университет, а как большую группу компаний с входящими в неё бизнесам
• Снизить стоимость найма

Это было невозможно без качественной рекрутинговой системы и чат-ботов, так как рекрутеры не справились бы с заявленными объемами.

В июле 2020 года команда Синергии остановила выбор на Grossnet, потому что решение обладает функционалом, который может закрыть все потребности корпорации.

Почему Синергия выбрала Grossnet?

• Формирование внутренней экспертизы и сохранение внедренных разработок в контуре компании, чтобы они не остались “облачными” составляющими внешних сервисов;
• Формирование в системе кастомной глубокой HR-аналитики, а не поверхностной статистики;
• Ведение коммуникации с кандидатами и сотрудниками с помощью чат-ботов в WhatsApp для избавления от ручных операций;
• Возможность реализации множества сценариев в рамках одного чат-бота;
• Способность разных сценариев чат-бота слаженно работать на всём цикле жизни сотрудника в компании.

Решающим фактором стало также то, что система Grossnet основана на цифровой платформе Битрикс24:

“Битрикс24 уже зарекомендовал себя в Синергии в качестве внутреннего корпоративного портала и CRM для менеджеров по продажам. Система идеально подошла для решения задач в массовом подборе. Других аналогичных программ с максимальной гибкостью в настройке бизнес-процессов и встроенными роботами (прим. ред. — микропрограммы, которые автоматически работают по заданным алгоритмам), а также возможностью интеграции с чат-ботами — на рынке просто нет”, — отмечает Оксана Бендюкова, консультант по массовому подбору.

Что было внедрено в Синергии